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Die Organisation einer Sprachreise I

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Eine Sprachreise für Kinder und Jugendliche ist ein komplexes touristisches Produkt, das aus vielen einzelnen Bausteinen besteht. Im Prinzip lässt es sich aber auch mit einer Pauschalreise vergleichen, natürlich mit einigen Besonderheiten. Die Organisation einer Sprachreise durchläuft drei wesentliche Phasen: Die Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung. In diesem Artikel möchten wir die Vorbereitungsphase etwas näher beleuchten.

In der Vorbereitungsphase müssen zunächst geeignete Leistungsanbieter für die Sprachreisen in und nach England gefunden werden. Leistungsanbieter sind z.B. Unternehmen des Transportwesens, der Beherbergung, der Sprachschulen oder von Freizeitaktivtäten. Für einen reibungslosen Reiseablauf und eine hohe Kundenzufriedenheit sind vertrauensvolle Kooperationen wichtig, die die gewünschte und erwartende Qualität für die Kunden erfüllen. Da Zebra-Tours bereits seit langem Sprachreisen für Schüler nach England organisiert, arbeiten wir in den meisten Fällen mit langjährigen und zuverlässigen Partnern zusammen.

Vor allem für die Zusammenarbeit mit den Sprachschulen gelten strenge Qualitätsrichtlinien. Diese Richtlinien für Sprachreiseveranstalter und Sprachschulen werden durch Qualitätsverbände festgelegt und kontrolliert. Hierzu gehören unter anderem das British Council, English UK oder auch der Fachverband Deutscher Sprachreiseveranstalter (FDSV). Welche Richtlinien das sind, können Sie hier nachlesen lesen.

Ein wichtiger Teil der Vorbereitung ist die sorgfältige Auswahl von Betreuern, die sich während der Sprachreisen nach England um die Kinder und Jugendlichen kümmern sowie Freizeitaktivitäten und Ausflüge vor Ort organisieren und begleiten. Die Auswahl der Betreuer verläuft mehrstufig, das heißt nach der Bewerbung gibt es zuerst ein persönliches Gespräch. Werden die Betreuer für geeignet befunden, werden sie zu unserer jährlich stattfindenden Schulung eingeladen, die sowohl theoretischen und praktischen Inhalte beinhaltet und sie so gut wie möglich auf die Sprachreisen nach England vorbereitet. Die diesjährige Betreuerschulung wurde am vergangenen Wochenende durchgeführt. Unmittelbar vor der Reise erfolgt schließlich ein letztes Briefing, um alle letzten Unklarheiten zu beseitigen.

Im weiteren Verlauf der Planung der Sprachreisen werden Programme mit Freizeitaktivitäten und Ausflügen zusammengestellt. Die Kalkulation, die Terminierung sowie Planung der verschiedenen Busrouten für die Sprachreisen nach England werden ebenfalls in dieser Phase vorgenommen.

Um schließlich die Kunden über unser Angebot zu informieren, werden Texte für die verschiedenen Sprachreisen nach England angepasst und aussagekräftige Bilder der Sprachreisen auf die Katalogseiten und Webseite gestellt. Nun können die Kunden die Reise online oder telefonisch buchen. Parallel werden die Sprachreisen nach England online über Facebook beworben.

Kommt der Sommer näher, beginnt die heiße Phase der Vorbereitung. Verträge werden detailliert und angepasst, Kapazitäten erhöht oder gesenkt, weitere Leistungsträger beauftragt und Tickets bestellt. Zwischen den Mitarbeitern von Zebra-Tours und den Leistungsträgern gibt es einen ständigen Austausch zu Teilnehmern und deren besonderen Befindlichkeiten oder z.B. über die besten Parkmöglichkeiten vor dem London Eye.

Wenn dann der erste Bus rollt, ist der größte Teil der Aufgaben erledigt, die zum Erfolg einer Sprachreise nach England führen. (23.05.2017)